2018第3期(8月刊)
【海外来风】知名注册会计师告诉你,PCO该如何计算成本、提高利润?
来源:《中国有害生物防制》   时间:2018-08-22     分享:

礼祺·卢卡斯

丹·戈登是新泽西州牛顿的PCO Bookkeepers公司的注册会计师,他因在会计、服务路线效率和人员利用方面提供商业指导而闻名,他旨在帮助有害生物防制公司发展壮大、增加效益。戈登曾经是一名有害生物防制员、并在一家有害生物防制和草坪护理公司担任过税务会计,因此获得了丰富的经验,戈登曾在2017年巴尔的摩的美国害虫管理协会害虫世界(NPMA PestWorld)上分享了自己的经验。原题《推动有PCO业务商业增长和提高利润的实用技巧》。

在“思想领袖”环节,戈登探讨了高增长服务公司的发展历程以及经过时间考验的经营理念,这些理念是公司业主或经理成功的路线图。以下是会议讨论的报告,该报告侧重有助于有害生物防制专业公司将利润最大化的系统业务流程。

戈登说:“财务报表是商业博弈中的成绩表,它集整个会计流程之大成,常用来证明一个公司盈利能力和财务状况的简明图景。” 损益表、资产负债表和现金流量表,是有害生物防制业务年度财务业绩所需的基本财务报表。但是,财务报表不包括业务所需的其他重要的业务相关信息,如销售报告、生产报告,每小时所耗费用和工作成本。

从最基本的层面开始,为了从财务中获得更多有用的信息,有害生物防制公司需要维护行业特定科目表和公司特定会计科目表。 简单地说,戈登认为一张会计科目表决定了“你该如何编码,该如何花钱,该如何进账”,这基本上是“一张支票上面的备忘录部分”。

“我喜欢化繁为简,”戈登在谈到创建会计科目表时说道。该信息最终将被用于“确定有害生物防制公司到底赚多少钱”。如果使用“毛利润公式或收入减去直接成本等于毛利”的计算方式的话,公司首先需要确定其直接成本和收入,然后将这些金额归类。直接成本是“在服务路线上发生的一切费用”,如技术人员劳动力、车辆、制服、汽车保险、汽车租赁、燃料和工人赔偿保险等,而收入应分列入适当的类别,如民宅客户和商业客户等,同时还有,收入是经常性的、还是非经常性的。

戈登说:“你的最终目标是提高公司的价值,并用经常性收入使公司盈利。” 戈登补充说,有害生物防制公司毛利的良好概测目标约为50%至55%。

有害生物防制公司,首先需要从销售和广告(或营销)成本来开始确定成本。戈登说:“营销成本是一切用于吸引潜在客户所用的花费;销售成本则是所有用于将这些潜在客户变成最终客户的费用。”

戈登解释说,大多数成熟公司在营销方面花费占到成本的6%到8%,同时围绕所需销售数量和支付每位客户的广告数量问题进行分析,并指出新的分支机构或办公室可能在广告方面花费需要25%或50%。 销售成本需要确定,例如销售人员工资、车辆、市场材料、健康保险等方面的花销,这应该占销售人员所创收入的20%到25%。然后,固定成本被视为“办公室里发生的一切费用:租金、复印机、客户服务代表薪水和水电费用等。”

有效实例

技术人员薪资为15美元/时

实例1

技术人员在一小时内每完成一份工作就创造了50美元的收入;

在这样的情况下,劳务成本百分比就是30%(或15美元/50美元= 0.30);

在忽略其他成本情况前提下,每100美元收入当中,利润就占70美元。

实例2

技术人员在一小时内完成两份工作,每个创收50美元,总共创收100美元;

在这样的情况下,劳动百分比则为15%(或15美元/100美元=0 .15);

在忽略其它成本的前提下,每100美元收入利润就占85美元。

无亏损经营

有害生物防制公司每小时应该收取多少费用才能获得合理利润。“会计师使用一种称为盈亏平衡分析的方法来计算这个数字,”戈登说,这包括两个变量:时间(履行消除客户害虫义务所需的服务时间)和金钱(每小时服务收费来支付费用并赚取利润)。

戈登提供了确切的公式,即固定成本除以每小时毛利等于单位(或服务小时)盈亏平衡点,他也提供了现实生活中的例子。如果一个固定的工作需要每年提供一小时服务四次,另外考虑到可能有1.5小时的电话客服时间,这项服务的定价应该是5.5小时,而不是4小时,同时需要留意会回电20次的客户和那些永远不会打电话的客户。

有害生物防制公司定价模式:

固定成本/每小时毛利=单位(或服务小时)盈亏平衡点

有害生物防制公司最终需要确定“如何盈亏平衡”,在那之后确定“如何赚钱”。戈登解释说,虽然这种分析方式被广泛使用于产品计算,但对于提供服务的公司,产品就是时间,因此计算必须基于小时数。

赚钱

进一步分析毛利则需要对成本进行分析和分类。 戈登表示,固定成本是指无论业务量多少都保持不变的成本,或“在办公室产生的成本,而不是在路上产生的成本”,例如租金、广告、水电费等;而可变成本则是提供一个单位(小时)的服务成本或“在路上发生的成本”,例如员工时薪、工人赔偿保险、材料成本等。可变成本,也称为销售成本和直接成本,“根据我们提供服务的小时数上升或下降,”戈登说。

为了将这个方程式应用于现实生活,戈登举了一个例子。如果服务费为每小时100美元,技术人员时薪为20美元,而服务当天的其他可变成本为35美元,该工作的毛利为45美元(或100美元 - (20美元+ 35美元)= 45美元)。现在结合固定成本来确定盈亏平衡点。如果固定成本(公用事业、租金等)为9,000美元,每小时毛利为45美元,则盈亏平衡点为200服务时(或9,000美元/ 45美元= 200小时)。 “一旦支付了固定成本,毛利就有益于账本利润,这就是一些会计师将毛利视为边际收益的原因,”戈登说。

此外,戈登解释说还有一些其他项目要牢记于心。首先,在不同的销售水平,某些固定成本也上升。 例如,公司增长可能需要额外的成本,称为阶级成本,如新的办公空间或新设备,这些成本需要加到固定成本计算中。其次,一家规模较小的公司可能会突然成长并经历突破年。在这种情况下,收入增加,固定成本保持不变,因此随着利润的增加,税收也会增加。第三,尽管降低价格以获得更多业务的诱惑对于很多公司都难以抗拒– 这会降低利润率并同时提高盈亏平衡点 - 戈登建议有害生物防制公司出售优质服务而不要卷入价格战当中。戈登提醒说:“你想确保你的毛利率为50%至55%。”

高效计划服务路线

戈登解释了为什么高效计划服务路线对于有害生物防制公司的毛利来说是至关重要的。请记住,劳动力是最大的成本费用,技术人员要么按小时付薪水,要么按其服务创收的百分比付薪水。戈登解释说:“为了提高盈利能力,我们需要提高效率,”或者在不降低质量的情况下,用更少的时间完成更多的工作。

用按小时支付薪水的技术人员来说明这个问题,这也适用于按服务创收百分比支付的技术人员,戈登说:“每小时完成更多的工作,我们就能够增加利润。我们增加了收入,减少了劳动力支出占收入的百分比。”戈登解释说,许多有害生物防制企业主了解这个等式,但向运营部门或技术人员展示这个例子,是一个有效的方式来说明效率的重要性。

员工利用率

 判断有害生物防制公司途径效率的最重要指标之一,称为“员工利用率”,这是一种用于确定技术人员生产率的计算方法。“简言之,员工利用率是以下几个部分:在时间段内所有停靠点(工作)中花费的技术员总时数除以在该时间段内按时间计算的技术员提供服务的总时数,”戈登说。

说明生产时间与非生产时间的实例:假设技术人员工作时间为6小时,并且他或她的最终打卡时间为8小时,则技术人员使用率为75%。 戈登认为,利用率的一般标准大约为60%到65%,这取决于工作的具体情况。在一项大型商业工作中,技术人员整天都在作业现场,利用率应该接近100%。

因此,有害生物防制公司有两种增加日常收入的方法:提高价格,或者通过提高服务路线效率来提高员工利用率。总而言之,利用率是及其强大的有效服务路线计算方法以及“如何在这项业务中赚钱的关键”,戈登说。 “如果我将服务路线紧密的安排好,那我将会赚更多钱。”

作者是克利夫兰地区的作家,联系方式nlucas@gie.net

月度检查

丹·戈登建议从销售计划开始,有害生物防制公司应每月检查与预算相比的实际成本。戈登解释说,这些需要考虑服务路线安排、老客户的服务和新客户的服务,同时将人员流失考虑进去(每月约1.5%至2%)。如果一家公司每年损失18%至24%的客户,并且公司希望每年至少增长10%,那么该公司应确定需要增加多少帐户才能使公司每年增长28%至34%。(文章来源:PCT杂志,翻译:徐春萍,审译、编辑:蔡天舒)





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蔡天舒,中国卫生有害生物防制协会国际事务总监、《中国有害生物防制》编委会副主任委员




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